Cum sa vorbesti cu seful

3 septembrie 2012

Daca vei invata sa comunici cu cei aflati la conducerea firmei, iti vei imbunatati imaginea la locul de munca

De Gil Schwartz • Adaptare de Irina Mereacre • Ilustratie de Dan Winters

Imi amintesc de Dan. E adevarat ca acum nu mai lucreaza aici. Dar inca e faimos pentru ca nu a stiut cum sa vorbeasca cu Paul. Paul este seful nostru si trebuie sa te cam porti cu manusi cu el. De exemplu, ii plac persoanele care il striga Paul. Dan, de la inceput, l-a strigat pe Paul „Big Boss“. Intr-o zi am dat de Dan la toaleta. „Tocmai am vorbit cu Big Boss“, mi-a zis el. „A fost destul de taios cu mine. Crezi ca are o zi proasta?“ „Nu, Dan“, i-am raspuns. In gandul meu, mi-am luat la revedere de la acel coleg. Cum era de asteptat, o saptamana mai tarziu nu mai lucra cu noi. In realitate, putine gafe de la locul de munca sunt fatale. De exemplu, poti sa te imbraci ca un tocilar si totusi sa ai succes. Poti sa fii nepoliticos cu subalternii. Poti sa intarzii la sedinte sau sa fii un ticalos lenes si totusi sa ramai pe culmile succesului. Dar nu poti sa dai gres la capitolul Comunicare cu Seful. Din fericire, exista o gramada de modalitati prin care poti sa vorbesti cu Big Boss. (Oops.) Iata-le pe cele mai importante.


DISCUTIA CU SEFUL REGULA  1
Transmite un mesaj
Sefii urasc trancaneala, cu exceptia cazurilor cand ei sunt cei care palavragesc. Cand ai sa le spui ceva, trebuie sa-ti construiesti bine discursul. Care e scopul discutiei? Cat ar trebui sa dureze? E momentul potrivit?
Trebuie sa intelegi: tu esti maestrul convorbirilor. Poate ca seful tau e cel care a lansat discutia, dar tu stabilesti tonul, continutul si tot tu organizezi o structura clara a discursului. Nu irosi timpul omului. Fii succint si fa-te inteles. Si cand ai incheiat discutia, paraseste incaperea cu elan intrucat, nu-i asa, si tu esti un tip ocupat. Bineinteles, daca Paul vrea sa stea de vorba, foarte bine. Dar fii constient ca atentia pe care ti-o acorda e asemeni nisipurilor miscatoare. Te afli in centrul unui desert imens, construit din lipsa de atentie si anxietate – pe scurt, mintea unui director. Apreciaza timpul petrecut in compania acestuia si aminteste-ti sa pleci intotdeauna cu ceva concret – o hotarare, un plan de actiune, o sesiune buna de ras. Orice. Asta inseamna o tranzactie formala.


DISCUTIA CU SEFUL REGULA  2
Canta-i in struna la sedinte
In mod normal, nu ti-ai imagina ca o intrunire e momentul potrivit sa intri in gratiile sefului tau. Nu ma refer la momentele cand socializati band bere cot la cot, ci la adunarile organizate ce presupun urmarirea unei agende. La o astfel de intalnire, in afara de scopul stabilit, ai putea sa faci cateva lucruri importante pentru Paul:
1. Impresioneaza-l. Nu e cazul sa ramai in umbra – arata-i ca iti faci treaba bine.
2. Umileste adversarii si concurentii. S-ar putea ca ceilalti colegi sa nu fie constienti de puterea acestui truc.
3. Flateaza-l, fara sa exagerezi insa. Da, si asta e o parte importanta din jobul tau.
4. Identifica posibilele capcane. Imaginea de ansamblu e vazuta doar de un fin observator.
5. Fa lumea sa rada. De obicei oamenii sunt atat de plictisiti in timpul sedintelor incat chiar si o incercare stangace de a adauga umor situatiei poate sa destinda atmosfera (desigur, daca Paul sustine acest lucru).
Intalnirile reusite sunt scurte si la obiect, iar la finalul lor fiecare participant are o parere buna despre sine. Si tine minte ca adevaratul scop al sedintelor e ca, indiferent de subiectul lor, odata ce s-au terminat sa iesi un pic mai puternic decat ai intrat.


DISCUTIA CU SEFUL REGULA  3
Fii mai destept decat telefonul tau
Telefonul e acum instrumentul fundamental cu ajutorul caruia comunicarea poate fi deopotriva realizata si evitata. Ne folosim smartphone-urile pentru a vorbi cu oamenii si a-i ignora in timp ce ei ne vorbesc.
Dar e minunat sa ai un telefon, mai ales ca il poti folosi pentru a-i arata lui Paul ca esti la datorie in fiecare moment din zi. „Paul, aminteste-mi sa-ti spun despre situatia celor de la Lidl. E chiar buna“, e SMS-ul ideal pe care i-l poti trimite lui Paul pe la 9:30 seara. Iar cand esti in drum spre birou trimite-i informatii scurte, dar importante, ca sa-i dai de stire ca esti activ. Totusi, nu il asalta cu mesaje.


DISCUTIA CU SEFUL REGULA 4
Trimite doar doua tipuri de e-mail
De regula, oamenii abuzeaza de comunicarea electronica, in special in relatia cu sefii lor. Insa, cand vine vorba de treburi serioase, nimic nu poate inlocui intalnirile fata in fata. O ceasca de cafea la prima ora este firul de aur de la care s-au tesut cariere intregi. Astea fiind spuse, e-mailul are doua functii de mare pret: (a) sa comunice noutati obisnuite si (b) sa ceara o decizie referitoare la ceva anume, in timp rapid. In decursul unei zile de lucru se intampla multe. De aceea, un e-mail care vrea sa informeze trebuie sa fie scurt si concis: „M-am intalnit cu cei de la Lidl. Totul a decurs bine. Spune-mi daca ai nevoie de informatii suplimentare“. E mesajul perfect.
Cat despre cea de-a doua functie, cei care fac parte din personalul de conducere sunt pusi in situatia sa „ia decizii“ in fiecare moment din zi. Am folosit ghilimelele pentru ca in 98% din cazuri nu este vorba de decizii, ci de permisiuni. Cand il intrebi pe Paul daca e OK sa mergi la Brasov pentru nu stiu ce chestie, nu e vorba de o decizie. Tu ii ceri permisiunea. Paul va zice da sau nu. Iar e-mailul e perfect pentru a rezolva problema.


DISCUTIA CU SEFUL REGULA  5
Fii purtatorul de vesti rele
Cei care sunt prieteni cu sefii stiu cum sa ridice si sa impacheteze un morman de balegar fara sa se murdareasca. Dar exista si categoria celor care evita sa-i dea lui Paul vesti rele. Pe langa faptul ca se comporta ca niste idioti, ei nu au o gandire strategica. Daca ii spui lui Paul chestii care ar putea sa-l dezamageasca sau sa-l infurie, ii vei arata ca esti curajos si ca nu-ti e frica de el. Da, managerii pot sa strige in gura mare, sa urle si sa-l pedepseasca pe cel care le aduce vesti proaste. Insa sefii care se considera a fi Buni, nu vor omori niciodata mesagerul. Desigur, uneori se intampla si chestia asta. Dar vei fi uimit sa afli cati mesageri ofensati primesc mai tarziu scuze de la sefi pentru comportamentul lor neadecvat.


DISCUTIA CU SEFUL REGULA  6
Deschide urechile, nu gura
Seful crede ca cei care il asculta mai bine sunt si cei mai comunicativi. Asa ca stai jos. Asculta. Ofera mai multe intrebari decat raspunsuri. In final, Paul va fi indus in eroare. Si cine stie? La un moment dat, s-ar putea sa te misti in tacere si pe nesimtite spre o zona situata dincolo de partea de business, chiar in vecinatatea acelei tari nedescoperite, cunoscute sub numele de Prietenie. Iar acolo oamenii au parte de mai multa distractie, crede-ma. Ca sa nu mai mentionez banii.

PERSPECTIVA SEFULUI
Kasey Panetta, editorul Men’s Health SUA, s-a documentat pe aceasta tema si a vorbit cu cativa dintre specialistii in domeniu. Foloseste modalitatile de auto­verificare de mai jos ca sa identifici ce capcane de la birou iti afecteaza cariera

Rozi pixurile si bati din picior
MESAJ: Nu te poti controla sau nu esti constient de ce faci.
SOLUTIE: „Identifica obiceiurile proaste“, spune Daniel Post Senning, co-autorul cartii „Emily Posts Etiquette“. Roaga un coleg sa stea cu ochii pe tine intr-o sedinta ca sa identifice orice obicei enervant pe care s-ar putea sa-l ai.

Biroul tau e steril
MESAJ: Nu consideri ca functia pe care o ai e permanenta, asa ca nu vrei sa-ti personalizezi spatiul de lucru.
SOLUTIE: „Daca seful tau intra intr-un birou gol, acea goliciune ii va capta atentia“, spune expertul in eticheta la job Barbara Pachter. Si ii va fi greu sa comunice cu tine. Biroul trebuie sa arate ca si cum planuiesti sa ramai acolo.

Continui sa tastezi cand cineva intra in biroul tau
MESAJ: Nu poti fi deranjat.
SOLUTIE: „Limbajul trupului are mare pu-tere“, spune Jacqueline Whitmore, autoarea cartii „Poised for Success“, dar daca il folosesti strategic s-ar putea sa nu mai fie o chestie naturala. Daca te uiti in ochii cuiva si esti atent la ce spune, inseamna ca il respecti.

Viata ta privata e prea privata
MESAJ: Ascunzi ceva.
SOLUTIE: „Daca nu le zici colegilor despre evenimente importante din viata ta – cum ar fi logodna – e ciudat“, spune Barbara. Micile legaturi creeaza oportunitati de networking.



Categorii: Lifestyle

Comentarii



Aboneaza-te la newsletter-ul Men's Health!